Code des sociétés et des associations

Le Code des sociétés et des associations du 13 avril 2019 remplace la loi du 27 juin 1921 et la loi du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations pour toute ASBL créée depuis le 1er mai 2019.

Le Code des sociétés et des associations (CSA) s’applique à toute ASBL dès la première modification aux statuts effectuée à partir du 1er janvier 2020:

« À partir du 1er janvier 2020 ou, pour les sociétés, associations ou fondations qui ont fait
usage de l’option prévue au paragraphe 1er, alinéa 2, à partir de la publication de la
modification des statuts visée dans cet alinéa, les dispositions impératives du Code des
sociétés et des associations deviennent applicables. Les clauses des statuts contraires aux
dispositions impératives du Code des sociétés et des associations sont réputées non écrites à
dater de ce jour. Les dispositions supplétives du Code des sociétés et des associations ne
deviennent applicables que si elles ne sont pas écartées par des clauses statutaires. »
(art. 39 §2 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des associations et portant
des dispositions diverses)

Le CSA s’appliquera d’office à toutes les ASBL à partir du 1er janvier 2024.

Toute modification de vos statuts doit dès à présent inclure les adaptations de votre ASBL au Code des sociétés et des associations.

Exemples de modifications à apporter aux statuts des ASBL créées avant le 1er mai 2019:

Le principal changement induit par le Code des sociétés et des associations pour les ASBL est d’autoriser celles-ci à mener des activités économiques (anciennement dénommées « opérations industrielles ou commerciales »), et ce de manière illimitée. Les ASBL sont par conséquence désormais susceptibles d’être soumises à l’impôt des sociétés. Pour éviter cela, la mention « Les activités économiques sont accessoires » aux statuts devrait permettre à l’ASBL assujettie à l’impôt des personnes morales de le rester. Au besoin, détaillez en quoi les activités économiques ne sont qu’un prétexte à la poursuite du but social désintéressé. Une autre mention possible serait celle-ci: « [l’Association] peut mener toute opération à caractère économique à condition que celle-ci ne soit qu’accessoire à son but social et contribue exclusivement à la réalisation de celui-ci. » (source: monasbl.be)

Doivent désormais figurer aux statuts les activités constituant l’objet, et non plus uniquement le but (art. 2:9, § 2, 4°, CSA).
« A défaut de dispositions contraires des statuts, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s’appliquent aux collèges et assemblées prévus par le présent code, sauf si celui-ci en dispose autrement. » (art. 2:41, CSA).

Ceci nous renvoie aux art. 60 et 61 du règlement de la Chambre des représentants: « Les abstentions sont comptées dans le nombre des membres présents, mais n’interviennent pas pour déterminer la majorité absolue et les majorités spéciales des suffrages exprimés (…) Toute résolution est prise à la majorité absolue des suffrages (…) La Chambre ne peut prendre de résolution qu’autant que la majorité de ses membres se trouve réunie.

Afin de déterminer vous-même vos règles de quorum et de majorités en assemblée générale ordinaire, nous vous invitons à prévoir dans vos statuts un article de ce type:

À défaut de dispositions contraires de la loi ou des statuts, l’Assemblée générale ne peut prendre de résolution qu’autant que:
– celle-ci a été valablement convoquée ;
– au moins deux de ses membres se trouvent réunis ;
– la résolution est prise à la majorité simple des suffrages, sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur. En cas de partage des voix, la proposition mise en délibération est rejetée.

Un autre article similaire est à prévoir pour l’organe d’administration.

À défaut de définir vos propres règles, toute résolution adoptée sans la présence de la majorité des membres (de l’Assemblée générale en AG , ou de l’organe d’administration en CA) pourra être contestée par quiconque ayant un intérêt légitime! Cette omission est malheureusement très fréquente dans les statuts d’ASBL!

« Chaque fondateur, associé, actionnaire ou membre, (…) membre d’un organe d’administration, délégué à la gestion journalière, commissaire, liquidateur ou administrateur provisoire peut élire domicile au lieu où il poursuit son activité professionnelle. » (art. 2:7, § 5, CSA). « Chaque membre d’un organe d’administration ou délégué à la gestion journalière peut élire domicile au siège de la personne morale pour toutes les questions qui concernent l’exercice de son mandat. » (art. 2:54, CSA)

Le délai pour le dépôt au Greffe du Tribunal de l’Entreprise est de trente jours à compter de la date de l’acte définitif (art. 2:9, CSA).

Dans le corps des statuts, la désignation précise de l’adresse à laquelle le siège de l’ASBL est établi est remplacée par l’indication obligatoire de la région dans laquelle le siège de l’ASBL est établi (art. 2:9, § 2, 2°, CSA). Il n’est plus nécessaire de mentionner l’arrondissement judiciaire dans lequel le siège de l’ASBL est établi. La désignation précise de l’adresse à laquelle le siège de l’ASBL est établi doit néanmoins figurer dans les autres dispositions lors de la création (ou l’extrait de PV de l’assemblée constitutive) et dans l’extrait de PV de réunion de l’organe d’administration en cas de modification. (art. 2:4, CSA et art. 2:9, § 2, 11°, CSA).

« Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant d’une personne morale, doivent contenir les indications suivantes:
1° la dénomination de la personne morale;
2° la forme légale, en entier ou en abrégé;
3° l’indication précise du siège de la personne morale;
4° le numéro d’entreprise;
5° les termes « registre des personnes morales » ou l’abréviation « RPM », suivis de l’indication du tribunal du siège de la personne morale;
6° le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de la personne morale;
7° le cas échéant, l’indication que la personne morale est en liquidation. » (art. 2:20, CSA).

« Ces documents doivent également mentionner (…) au moins un compte dont l'[ASBL] est titulaire auprès d’un établissement de crédit établi en Belgique (…) » (art. III.25, CDE).

« Toute personne qui interviendra pour une personne morale dans un acte ou sur un site internet qui ne respecterait pas les conditions prescrites par l’article 2:20 pourra, suivant les circonstances, être déclarée responsable des engagements qui y sont pris par la personne morale. » (art. 2:22, CSA)

Concrètement, la somme des mentions obligatoires pourra ressembler à ceci:

Anticonstitutionnellement ASBL
rue Martin 5 · 4120 Hoûte-Si-Plou
info@anticons.be · www.anticons.be
RPM Tribunal de l’entreprise de Liège
BCE BE0123.456.789 · IBAN BE98 7654 3210 9876

Dans le cadre d’une assemblée générale ordinaire, d’une réunion de l’organe d’administration, d’un collège de personnes déléguées à la gestion journalière…, les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées sauf si la loi ou vos statuts prévoient autre chose (art. 2:41, CSA) . Reste à déterminer si les abstentions sont comptabilisées dans le dénominateur.

« La personne qui représente une personne morale doit, dans tous les actes engageant cette personne morale, faire précéder ou suivre immédiatement sa signature de l’indication de la qualité en vertu de laquelle elle agit. » (art. 2:53, CSA)

Rappel: « Chaque membre d’un organe d’administration ou délégué à la gestion journalière peut élire domicile au siège de la personne morale pour toutes les questions qui concernent l’exercice de son mandat. » (art. 2:54, CSA)

Si les administratrices peuvent être des personnes morales, préciser que celles-ci doivent désigner une personne physique comme représentant permanent (art. 2:55, CSA).

La notion de personnes agissant en « bons pères de famille » est remplacée par « normalement prudents et diligents » (art. 2:56, CSA)

Les statuts doivent dorénavant autoriser un règlement d’ordre intérieur pour que celui-ci soit valable (art. 2:59, CSA). Les statuts doivent également faire référence à la dernière version approuvée du règlement interne. L’organe d’administration peut adapter cette référence dans les statuts et la publier. NB: le règlement d’ordre intérieur ne pouvait entre autres plus contenir de disposition touchant aux droits des membres, aux pouvoirs des organes ou à l’organisation et au mode de fonctionnement de l’assemblée générale. Cette disposition à cependant été annulée par un arrêt de la Cour constitutionnelle.

« L’organe d’administration peut décider que le registre sera tenu sous la forme électronique » (art. 9:3, § 1er, CSA).

Les droits et les obligations des membres adhérents doivent désormais être exclusivement repris dans les statuts, et non plus dans un règlement d’ordre intérieur (art. 9:3, § 2, CSA).

Les membres fondateurs sont désormais minimum 2 (art. 9:4, CSA).

« L’association est administrée par un organe d’administration collégial qui compte au moins trois administrateurs, qui sont des personnes physiques ou morales. Si et aussi longtemps que l’association compte moins de trois membres, l’organe d’administration peut être constitué de deux administrateurs. Tant que l’organe d’administration ne compte que deux membres, toute disposition qui octroie à un membre de l’organe d’administration une voix prépondérante perd de plein droit ses effets. » (art. 9:5, CSA).
=> Le nombre d’administratrices n’est plus obligatoirement inférieur au nombre des membres
=> Il n’est plus possible d’avoir seulement 2 administratrices lorsque l’on a 3 membres effectifs (2 + 2 ou 3 + 3 OK)
NB: Le nombre des membres effectifs ne peut être inférieur à deux (art. 2:113, § 1er, 5°, CSA).

La dénomination « conseil d’administration » est remplacée par « organe d’administration » dans la nouvelle loi en ce qui concerne les ASBL (art. 9:5, CSA). Cependant, un article (art. 3:103, CSA) parle encore de « conseil d’administration » pour les ASBL. À défaut d’adopter la nouvelles dénomination, une bonne formule introductive dans votre chapitre « Organe d’administration » serait par exemple la suivante: « L’association est administrée par un organe d’administration collégial, ci-dénommé « conseil d’administration », qui compte au moins trois administrateur·rice·s, personnes physiques ou morales. »

« En cas de vacance de la place d’un administrateur avant la fin de son mandat, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur, sauf si les statuts l’excluent.
La première assemblée générale qui suit doit confirmer le mandat de l’administrateur coopté; en cas de confirmation, l’administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur, sauf si l’assemblée générale en décide autrement. S’il n’y a pas de confirmation, le mandat de l’administrateur coopté prend fin à l’issue de l’assemblée générale, sans porter préjudice à la régularité de la composition de l’organe d’administration jusqu’à ce moment. » (art. 9:6, § 2, CSA).

Éventuellement mentionner la nouvelle procédure pour résoudre un conflit d’intérêts au sein de l’organe d’administration d’une grande association (art. 9:8, CSA). « Pour les petites ASBL, dans un souci de ne pas trop alourdir les formalités qui leur incombent, seuls les devoirs de notification et d’abstention de l’administrateur ayant un conflit d’intérêt sont repris [dans la nouvelle loi]. Ces règles peuvent notamment jouer un rôle important pour assurer le respect de l’interdiction de procéder à des distributions indirectes [art. 1:4, CSA]. Rien n’empêche les ASBL d’inclure encore d’autres règles de conflits d’intérêts dans leurs statuts ou les petites ASBL d’adopter dans leurs statuts le régime des grandes ASBL dans son intégralité. » (source: Projet de loi CSA – Commentaires des articles)

La nouvelle loi introduit la possibilité pour l’organe d’administration de prendre des décisions par voie écrite (art. 9:9, CSA), sous-entendu y compris par tout moyen électronique qui laisse une trace. Prévoir le cas échéant des exclusions (matières pour lesquelles l’organe d’administration ne pourra en aucun cas prendre de décisions par voie écrite).

« Les statuts peuvent prévoir qu’un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur à une réunion de l’organe d’administration. » (art. 9:9, CSA)
=> Contrairement à l’assemblée générale, pour laquelle la loi prévoit d’office qu’un membre peut se faire représenter, une administratrice ne peut se faire représenter par une autre administratrice que si cela est prévu par les statuts!

Il n’y a pas de changement de fond quant à la gestion journalière dans la nouvelle loi, qui dit: « La gestion journalière de l’association comprend aussi bien les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l’intérêt mineur qu’elles représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention de l’organe d’administration. » (art. 9:10, CSA).

L’Assemblée générale approuve les comptes et le budget (art. 9:12, CSA).

Le délai minimum de convocation de l’assemblée générale est passé à 15 jours au lieu de 8 (art. 9:14, CSA).

Il reste déconseillé d’ajouter un point « Divers » à l’ordre du jour d’une assemblée générale. En effet, cela peut conduire à devoir traiter des sujets intempestifs au mépris de la procédure prévue par l’art. 9:14, CSA: « Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres est portée à l’ordre du jour. » En revanche, de façon pragmatique, il peut être utile de prévoir dans vos statuts un article de ce type: « L’Assemblée générale ne peut délibérer valablement sur des points qui ne sont pas mentionnés à l’ordre du jour, sauf si quatre cinquièmes des membres effectifs présents estiment que l’urgence empêche de les reporter. Elle ne peut jamais le faire en cas de modification des statuts, d’exclusion d’un membre, de dissolution volontaire de l’Association et de transformation de l’Association en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale ou en société coopérative entreprise sociale agréée. »

Dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire, la nouvelle loi prévoit que les abstentions sont neutralisées (art. 9:21, CSA). Vérifier que vos statuts ne prévoient pas de dispositions contraires du type: « les abstentions sont assimilées à des votes contre la proposition.« .

L’article sur l’exclusion d’un membre devra être adapté à la nouvelle loi qui stipule: « L’exclusion d’un membre doit être indiquée dans la convocation. Le membre doit être entendu. L’exclusion ne peut être prononcée que par l’assemblée générale, dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts. » (art. 9:23, CSA).