Publication papier ou électronique?
Pour une ASBL en constitution, vous épargnerez environ 65 euros si vous parvenez à faire un dépôt électronique via l’application web JustAct.
Les recommandations qui suivent portent donc sur les modifications (pour les ASBL existantes), qui doivent encore se faire obligatoirement sur papier (quoi qu’en disent les tarifs du Moniteur belge).
Astuce: effectuez en une fois toutes les modifications nécessaires: changements d’administratrices et de déléguées à la gestion journalière, nouveaux statuts, éventuellement nouveau siège et dénomination de l’ASBL. Vous paierez ainsi une seule publication.
Qui peut se charger d’effectuer une publication?
Il est généralement admis que ce dépôt soit effectué par une administratrice ou la déléguée à la gestion journalière. Si un simple membre effectif ou une personne tierce devait accomplir ces formalités, cela devrait être acté dans le ou les extraits de procès-verbaux à publier.
À quel greffe dois-je m’adresser?
La carte ci-dessous va nous aider à déterminer le greffe compétent:
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| Tribunal de l’entreprise Francophone de Bruxelles Greffe du Registre des personnes morales boulevard de la Deuxième Armée Britannique 148 1190 Forest | Tribunal de l’entreprise du Brabant Wallon Greffe des personnes morales rue Clarisse 115 1400 Nivelles |
| Tribunal de l’entreprise du Hainaut – division de Tournai Greffe des personnes morales rue du Château 47 7500 Tournai | Tribunal de l’entreprise du Hainaut – division de Mons Greffe des personnes morales Cours de justice rue des Droits de l’Homme 1 7000 Mons |
| Tribunal de l’entreprise du Hainaut – division de Charleroi Greffe des personnes morales Palais du verre boulevard A. de Fontaine 10 6000 Charleroi | Tribunal de l’entreprise de Liège – division Dinant Greffe des personnes morales rue Arthur Defoin 215B 5500 Dinant |
| Tribunal de l’entreprise de Liège – division Namur Greffe des personnes morales rue du Collège 37 5000 Namur | Tribunal de l’entreprise de Liège – division Huy Greffe des personnes morales quai d’Arona 4 4500 Huy |
| Tribunal de l’entreprise de Liège – division Liège Greffe des personnes morales place Saint-Lambert 30/003 4000 Liège | Tribunal de l’entreprise de Liège – division Verviers Greffe des personnes morales rue de Tribunal 4 4800 Verviers |
| Unternehmensgericht Eupen Tribunal de l’entreprise d’Eupen Register der juristischen Personen Rathausplatz 4 4700 Eupen | Tribunal de l’entreprise de Liège – division Marche-en-Famenne Greffe des personnes morales rue Victor Libert 9 6900 Marche-en-Famenne |
| Tribunal de l’entreprise de Liège – division Neufchâteau Greffe des personnes morales place Charles Bergh 7 6840 Neufchâteau | Tribunal de l’entreprise de Liège – division Arlon Greffe des personnes morales place Schalbert A 6700 Arlon |
Si vous ne parvenez pas à repérer sur la carte de quelle division dépend la commune du siège de votre ASBL, vous pouvez effectuer une recherche ici: https://competence-territoriale.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl
- entrez le nom ou le code postal de la commune du siège de votre ASBL
- cherchez dans la liste: « TRIBUNAL DE L’ENTREPRISE… »
Dans le cas où le siège de l’ASBL change de division, c’est au greffe lié à l’ancienne adresse que le dépôt doit s’effectuer.
Délai:
Le délai légal pour procéder à la publication de modifications aux annexes du Moniteur est de 30 jours après l’assemblée générale et/ou la réunion de l’organe d’administration. Une fois ce délai passé (c’est très fréquent…) il faut quand même procéder à la publication quel que soit le délai écoulé.
Paiement:
NB: si vous déposez uniquement les comptes annuels, ce dépôt est gratuit!
La première démarche à effectuer est le virement des frais de publication. Consultez les barèmes que vous trouverez ici: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=fr&type=p
Pour les publications effectuées avant le 1er mars 2025, cela donne:
Montant: 157,91 euros.
IBAN: BE48 6792 0055 0227
Bénéficiaire: Moniteur belge
Communication: uniquement le numéro d’entreprise de votre ASBL (ex: 0123.456.789)
Téléchargement des formulaires:
Il faut ensuite télécharger les formulaires I et II ici: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=fr&type=formu
Choisissez « Enregistrer le fichier » et non pas « Ouvrir avec ».
Remplir les formulaires:
NB: si vous déposez uniquement les comptes annuels, il n’y a pas lieu de remplir ni le formulaire 1, ni le formulaire 2!
Ces formulaires contiennent plein de petit bugs, vous devrez par exemple utiliser des espaces et des retours à la ligne pour que vos réponses tombent plus ou moins en face des intitulés…
Seul le volet B (formulaire 1) doit être en texte dactylographié ou imprimé. Donc, libre à vous d’imprimer le volet A du formulaire 1 et les volets A et C du formulaire 2 avant les compléter à la main, en lettres capitales dans ce cas-là.
Pour modifier le siège, l’adresse électronique, le site internet, mention du dernier règlement d’intérieur, ou modifier les déléguées à la gestion journalière et les représentantes permanentes, il faut l’extrait de PV de réunion de l’organe d’administration qui acte ces décisions.
Pour une modification des statuts ou un changement d’administratrices, il faut un extrait de PV d’AG.
Même si vous ne modifiez qu’un ou deux articles de vos statuts, nous vous conseillons de considérer que vous modifiez l’ensemble de vos statuts. Ainsi, la version complète de vos nouveaux statuts sera publiée (= statuts coordonnés), et non pas les seuls changements, ce qui rendrait la consultation au Moniteur fastidieuse pour des tiers et vous-même.
Formulaire I – volet A:
- Laissez vide le cadre supérieur droit (à remplir par le greffe)
- Forme légale = association sans but lucratif
- Siège = le siège actuel (avant éventuelle modification)
- Facture: cochez « facture au siège PM » et laissez la suite vide
Formulaire I – volet B:
- Nom: en cas de changement, c’est ici en théorie l’ancienne dénomination qu’il faut indiquer (les greffes de Tournai, Mons et Charleroi insistent là-dessus)
- Forme légale = association sans but lucratif
- Adresse complète du siège. En cas de changement, c’est ici en théorie l’ancien siège qu’il faut indiquer (les greffes de Tournai, Mons et Charleroi insistent là-dessus)
- Objet de l’acte = « STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS, …) » (pour tout changement de statuts)
+ « CESSATIONS, NOMINATIONS » (si changements d’administratrices, déléguées à la gestion journalière, représentantes permanentes)
+ « DÉNOMINATION » (si changement de nom d’ASBL)
+ « SIÈGE SOCIAL » (si changement d’adresse)
[pour une constitution, c’aurait été « RUBRIQUE CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE SUCCURSALE, ETC…) » - Dans le cadre, insérez le(s) extrait(s) de PV, y compris vos nouveaux statuts. NB: copiez-collez le(s) extrait(s) de PV et le début de vos statuts dans le cadre page 2/8 paragraphe par paragraphe, jusqu’à ne pas dépasser le bas du cadre. Ensuite copiez-collez le reste des articles dans le cadre de la page 3/8. Supprimez les espaces inutiles entre les paragraphes en sélectionnant l’entièreté du texte (clic dans le cadre et CTRL + A), puis dans le menu: Format>Paragraphe>Retraits et espacements, sélectionnez: « Ne pas ajouter d’espace entre les paragraphes de même style ». Si le texte dépasse encore la page 8/8, il faudra réduire la taille de la police, tant celle du début d’extrait qui figure en page 2/8 que celle de la suite à partir de la page 3/8. Néanmoins, il ne faut pas trop réduire la taille de la police car ce volet B sera scanné en qualité « fax ». Au besoin, mieux vaut rajouter manuellement une ou plusieurs pages du même modèle que la page n°3 de ce formulaire I.
La publication au Moniteur prendra donc la forme d’un ou plusieurs extraits de PV. Bien évidemment, ces extraits doivent concorder avec les PV approuvés en AG ou en réunion de l’organe d’administration.
| Pour ce qui est en principe du ressort de l’organe d’administration: |
| Phrase introductive: | Extrait du procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration de ce 11 mars 2022: |
| En cas de changement de déléguée à la gestion journalière: | « L’organe d’administration acte la cessation à la délégation à la gestion journalière de : Françoise Durant, rue du Pont 1 à 1060 Saint-Gilles, fin de mandat le 11/11/2021. L’organe d’administration décide de la nomination à la délégation à la gestion journalière de : Yousra Ben Saïd, rue du Village 2 à 4000 Liège, début de mandat le 11/11/2021. » |
| En cas de déménagement du siège: | « L’ASBL modifie son siège. L’ancien siège sis rue de la Croix de Pierre 85 à 1060 Saint-Gilles est désormais sis rue Van Elewyck 35 à 1050 Ixelles. » |
| En cas de modification de l’adresse électronique:* | « L’adresse électronique est modifiée. L’ancienne adresse était anticonstitutionnellement@collectifs.net et la nouvelle adresse est info@anticonstitutionnellement.be » |
| En cas de modification du site internet:* | « le site internet est modifié. L’ancienne adresse était https://anticonstitutionnellement.collectifs.net/ et la nouvelle adresse est https://anticonstitutionnellement.be/ » |
| Pour ce qui est du ressort de l’assemblée générale: |
| Phrase introductive: | Extraits du procès-verbal de l’assemblée générale de ce 1er avril 2023: |
| En cas de changement d’administratrices: | L’assemblée générale acte la cessation en qualité d’administrateur de : Naïma Verstraeten, avenue des Azalées 4 à 1030 Schaerbeek, fin de mandat le 01/11/2022 ; Karine Vanderelst, rue du Canal 5 à 1040 Anderlecht, fin de mandat le 01/11/2022. L’assemblée générale décide de la nomination en qualité d’administrateur·rice·s de: Claude Bourguignon, rue du Chalet 8 à 6792 Halanzy, début de mandat le 01/11/2022 ; Le Début des Haricots ASBL, BCE 0877021936, siège sis avenue de la Couronne 382 à 1050 Ixelles, représenté par |
| En cas de modification du nom de l’ASBL: | L’ASBL modifie sa dénomination. L’ancienne dénomination était: “Même pas l’égal”, en abrégé: « MPL ». La nouvelle dénomination est désormais: “Anticonstitutionnellement”, en abrégé: « Anticons ». |
| En cas de modification des statuts: | Après vérification des quorums de présences statutaires et légaux, les membres effectifs réunis en assemblée générale extraordinaire adoptent à l’unanimité de nouveaux statuts, dont voici les termes : |
| En cas de dépôt des comptes: | L’assemblée générale approuve les comptes de l’année 20XX. NB: rappel: si vous déposez uniquement les comptes, il n’y a pas lieu de remplir les formulaires 1 ni 2, il faut alors juste joindre le PV de l’AG qui approuve les comptes. |
Dans ce ou ces extraits de procès-verbaux qui seront publiés, pour les personnes physiques (administratrices, déléguées à la gestion journalière…), il ne faut indiquer que leur nom, prénom et adresse. Pour les nominations, les greffes d’Arlon, Huy et Tournai veulent également voir figurer la date et le lieu de naissance. Par contre, en aucun cas ne doit apparaître le numéro national (cause de refus de publication à cause du risque de vol d’identité).
Pour les administratrices en cessation, doit également figurer leur nom, prénom et adresse. Il est toléré que l’adresse soit celle qui figurait à la nomination.
Les nominations ou cessations de membres effectifs n’ont pas à figurer dans l’extrait de procès-verbal à publier, encore moins celles de membre adhérents.
Lors d’une modification de siège, l’ancienne adresse doit apparaître. Il en va de même pour l’adresse électronique et le site internet de l’ASBL.
À la fin de l’extrait de PV (juste après les statuts si ceux-ci sont modifiés) doit figurer les nom, prénom et fonction (administrateur) des personnes qui signeront au verso.
Formulaire II – volet A:
- Complétez uniquement 1° le numéro d’entreprise et 2° a) le nom actuel de l’ASBL.
- Pour tout ce qui suit, ne complétez que ce qui change (et qui doit alors figurer au formulaire I, volet B dans un extrait de PV).
Formulaire II – volet C:
- Laissez vide le cadre supérieur (à remplir par le greffe) et celui situé juste en dessous à droite (1°, 2° et 3°)
- Pour le point 4°, sélectionnez C ou N selon que ce sont des cessations (personnes qui quittent, qu’elles soient en fin de mandat, démissionnaires ou exclues) ou des nominations (personnes nouvellement élues).
- Les personnes qui poursuivent leur mandat (même après échéance d’un mandat à durée déterminée) ne doivent pas figurer dans ce formulaire.
- Les qualités (colonne 3) sont générales (administrateur, personne déléguée à la gestion journalière…) et non pas « président, trésorier… ou autre appellation que vous auriez en interne pour ces fonctions.
- S’il n’y a pas assez de place pour toutes les nominations et cessations dans le volet C, il faut compléter un deuxième volet C, etc.
- Dans l’avant-dernier cadre (6° à 12°), ne complétez que ce qui fait l’objet d’une modification (qui doit figurer dans un extrait de PV, voir formulaire I volet B).
Impression:
L’impression se fait recto uniquement et non recto-verso. Pas d’agrafes!
Le volet B du formulaire I doit être imprimé 3 fois en tout et pour tout (contrairement à ce que vous lirez ailleurs), uniquement les pages remplies, impression recto uniquement, papier vierge au verso.
Par contre, un seul volet A du formulaire I suffit (sauf pour les greffes de Marche-en-Famenne et Mons qui l’exigent en double exemplaire, et le greffe d’Arlon en triple exemplaire!!). Il n’y a pas lieu d’imprimer le volet C du formulaire I (réservé à la constitution).
Un seul formulaire II (volets A + C) suffit également, sauf pour le greffe de Marche-en-Famenne qui exige cela en double exemplaire.
Enfin, il faut imprimer:
- En cas de modification des statuts: un exemplaire des statuts coordonnés. Il s’agit simplement de vos nouveaux statuts (sans extrait de PV qui précède ni autres dispositions à la fin), avec pour titre: « Statuts coordonnés de l’ASBL XXX après l’AG du XX/YY/ZZZZ). Impression recto uniquement, papier vierge au verso. NB: certains greffes ne demandent pas les statuts coordonnés à condition que les nouveaux statuts figurent en entier au volet B: Eupen, Arlon, Namur, Verviers, Charleroi et Mons.
- les procès-verbaux dont les extraits seront publiés, cfr notre modèle de PV d’AG extraordinaire.
- la preuve du paiement des frais de publication au Moniteur belge (idéalement: une attestation de paiement (cfr cet exemple), ou à défaut, un capture d’écran du virement effectué), OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso).
- une attestation d’identité. À télécharger ici selon votre greffe des personnes morales: Bruxelles, Tournai, Mons, Charleroi, Dinant, Namur, Liège, Eupen ou Marche-en-Famenne. OK sur papier récupéré (déjà imprimé au verso). NB: certains greffes ne demandent pas d’attestation: Nivelles, Huy, Verviers, Neufchâteau et Arlon.
- en cas de dépôt des comptes annuels: les comptes en double exemplaire. Pour plus d’informations sur le contenu de ces comptes, voir notre page dédiée.
Signatures:
Les signatures doivent figurer en original (ni photocopie, ni scan, ni signature électronique).
Toute signature doit être précédée ou suivie de la qualité (ex: « administratrice ») en vertu de laquelle la personne agit. (art. 2:53, CSA)
Il faut signer au verso de la dernière page imprimée du volet B (trois exemplaires). Pourquoi au verso? Car aucune signature ne peut être visible dans la publication (risque de vol d’identité). Qui doit signer? La ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts).
Il faut également signer le formulaire II, volet C (une seule signature: administratrice, membre ou mandataire).
Les « statuts coordonnés » (pour les greffes qui le demandent) doivent être signés en original et au recto par la ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts).
Vérifiez que vous avez bien complété et signé l’attestation d’identité (si votre greffe la demande, voir rubrique « Impression » ci-dessus).
Si vous déposez les comptes annuels, les deux exemplaires doivent être signés par la ou les personnes ayant le pouvoir de représentation de votre ASBL (selon vos statuts), après la mention « Certifié conforme à l’original »)
Enfin, la copie du ou des PV doit être signée en original par une ou plusieurs administratrices (selon vos statuts). Il est admis que ces PV soient provisoires s’ils n’ont pas eu le temps d’être approuvés lors d’une nouvelle séance. Le greffe de Verviers est le seul à demander que l’ensemble des administratrices signent ces copies de PV. Pour une dissolution, tous les administrateurs présents signent.
Photocopies à fournir:
Toutes les copies à fournir peuvent l’être sur du papier récupéré (déjà imprimé au verso).
- La carte d’identité recto-verso des personnes mentionnées sur le volet C du formlaire II. Pour les personnes démises, si ce document ne peut être produit, il y a lieu d’en expliquer la raison en produisant un document signé ;
- La carte d’identité recto-verso de la personne qui effectue le dépôt. NB: Huy, Neufchâteau et Arlon ne demandent pas cela. Nivelles et Verviers le demandent, même s’ils ne demandent pas d’attestation d’identité.
- En plus de la carte d’identité recto-verso, pour les personnes domiciliées à l’étranger, il faut joindre une preuve de résidence datant de moins de 3 mois.
Dépôt dans la boîte aux lettres du greffe ou envoi par la poste:
Pour les ASBL situées en Région de Bruxelles-Capitale, il faut déposer sous enveloppe ou envoyer les documents au greffe des personnes morales, boulevard de la Deuxième Armée Britannique 148 à 1190 Forest (bus 50 depuis la gare du Midi direction Lot, arrêt Bervoets, ou bus 52, 54 (terminus) ou 74).
Pour les ASBL situées en Région wallonne, veuillez vous référer à la rubrique: « À quel greffe dois-je m’adresser? ».
NB: si vous voulez recevoir la preuve de votre dépôt par la poste, il faut joindre une enveloppe pré-timbrée et pré-adressée.
Vérification:
Une semaine à quinze jours après l’envoi ou le dépôt des documents, vous pouvez vérifier à ces deux adresses si tout est en ordre:
https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv/rech.pl?language=fr
https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr
NB: les dépôts de comptes annuels sont invisibles.
Il se peut que votre greffe accumule du retard, le record actuel étant de 3 mois 1/2 (Bruxelles, fin 2021). En cas de nécessité (comptes en banque bloqués, exigences de tiers…) n’hésitez pas à prendre contact par courriel ou téléphone (voir liens tout en haut de cette page) pour accélérer la procédure.
MISE À JOUR JUILLET 2024: Le greffe des personnes morales à Forest (Région de Bruxelles-Capitale) traite en ce moment les documents envoyés par courrier avec un retard de près de deux mois.