FAQ sculptrice - Statuts Collectifs ASBL

La sculptrice de statuts a été développée à partir de novembre 2021 en collaboration avec Tactic ASBL.

Lors d’une première visite, la sculptrice vous pose 12 questions essentielles sur votre (future) ASBL. À la dernière étape, vos réponses sont enregistrées, un premier projet de statuts apparaît et vous recevez une clé d’accès sous forme de lien par courriel. Vous pourrez ainsi revenir autant de fois que nécessaire modifier vos réponses et affiner ainsi votre projet de statuts.

Dès votre clé reçue par courriel, vous êtes invité·e à revenir au début du formulaire et à basculer vers le formulaire complet (ce choix vivement recommandé est irréversible).

Le formulaire complet comporte environ 47 questions (39 au minimum et 57 au maximum). En effet, certaines questions n’apparaissent que si c’est pertinent au vu des réponses qui précèdent.

La plupart des réponses sont suggérées. En cas de doute, vous pouvez dans un premier temps laisser l’option proposée par défaut.

Avant de choisir une dénomination, vérifiez que celle-ci ne prête pas à confusion avec une dénomination déjà existante:
https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html?lang=fr

Vous souhaitez apporter des modifications manuelles aux statuts générés?

Vérifiez bien qu’il n’est vraiment pas possible d’apporter ces modifications en modifiant vos réponses aux questions dans la sculptrice de statuts. Toute modification manuelle peut compromettre la cohérence de vos statuts!
S’il s’agit de supprimer un alinéa ou un article entier, essayez à l’aide des mentions facultatives (Q980). Référez-vous au « document de liaison » obtenu avec vos statuts.
Si la modifications des mentions facultatives ne permettent pas d’effectuer la modification souhaitée, notez la référence (AXXX) du ou des articles à modifier manuellement et notez vos propositions de modifications dans un document à part.
Attendez le dernier moment (avant dépôt au greffe) pour apporter les modifications qui ne peuvent pas être effectuées autrement que manuellement. Vous vous réservez ainsi la possibilité de modifier vos réponses aux questions de la sculptrice de statuts, laquelle ne permet pas de tenir compte de modifications manuelles.

Caractéristiques des statuts générés:

Les statuts générés compteront en moyenne 66 articles. Nous sommes en effet partisans de statuts très complets qui, bien au-delà du minimum légal requis, vous serviront de guide telles les règles d’un jeu de société où l’on s’attend à trouver une réponse à chaque fois qu’un problème se pose. Dans les sculptrices sur mesure, ou lors d’un accompagnement, il est possible d’ « élaguer » vos statuts jusqu’à seulement +- 30 articles, tandis que la combinaison de réponses la plus exigeante génère 97 articles!
Il n’y a pas de renvoi vers des articles de loi dans le document final. Nous estimons que les dispositions importantes doivent figurer textuellement dans les statuts. Par contre, le document de liaison (qui n’est pas destiné à être publié) contient pour la plupart des articles un ou plusieurs liens vers la législation.
Nous proscrivons la formulation « les membres de l’organe d’administration » pour lui préférer « les administrateur·rice·s », ceci afin d’éviter toute confusion avec les membres de l’assemblée générale.
Les prérogatives en matière de membres effectifs relèvent de l’assemblée générale alors que celles concernant les membres adhérents sont réservées à l’organe d’administration.
La plupart des dispositions qui peuvent figurer dans les autres dispositions (à la suite des statuts) sont ignorées par la sculptrice de statuts. Tel est le cas pour l’adresse complète du siège, l’adresse électronique et le site internet de l’ASBL. Leur modification est ainsi rendue plus aisée car ne nécessitant pas de modifications statutaires. En revanche, le début et la fin de l’exercice social (01/01 – 31/12) figure par défaut dans les statuts, par clarté et vu que cela présente très peu de risques de modification ultérieure.

Faiblesses connues de la version actuelle:

Le mandat des administrateurs est d’office gratuit. NB 1: Les frais liés à l’exercice de leur mandat pourront être défrayés, soit sur la base des frais réels, soit forfaitairement (dans ce second cas: 41,48 euros par jour et 1.659,29 euros par an maximum en 2024). NB 2: Un administrateur pourrait être rémunéré par l’association pour toute prestation qui dépasserait l’exercice de son mandat d’administrateur.
Le formulaire n’avertit pas si le nombre de membres effectifs maximum introduit était inférieur au nombre minimum introduit. Idem pour le nombre d’administrateur·rice·s.
Dans le cas où les administrateurs doivent être des membres effectifs durant leur mandat, le formulaire n’est pas en mesure de vérifier si le nombre d’administrateurs minimum et maximum est cohérent avec le nombre de membres effectifs minimum et maximum.
Si vous supprimez le texte suggéré en Q465 ou Q475, le texte proposé par défaut réapparaîtra à chaque nouvelle visite.
Le texte qui aurait été modifié en Q731/Q732 et Q751/Q752 sera remplacé par le texte par défaut si l’on passe du masculin générique à l’écriture inclusive ou vice-versa à la Q050. Ce problème ne se pose pas en cas de changement entre les deux options d’écriture inclusive (avec ou sans l’usage du « iel »).
Si des mentions deviennent optionnelles en Q980 (mentions facultatives) lors d’un saut de version de sculptrice, ces cases seront décochées par défaut pour des statuts resculptés au départ d’un formulaire issu d’une version antérieure.

N’hésitez pas à nous faire part de toute remarque ou suggestion. Merci de consulter la version « document de liaison » des statuts issus de la sculptrice afin de nous communiquer la référence de l’article: AXXX. Nous tâcherons d’en tenir compte dans une prochaine version!

Améliorations attendues prochainement:

L’article A774 devient une mention facultative dans la rubrique des mentions « griffe personnelle de la sculptrice ».
La question Q350: « Les administrateur·rice·s sont-ils·elles obligatoirement des membres effectif·ve·s? » est transformée. Il est dorénavant possible d’opter pour que les administrateur·rice·s soient choisis parmi les membres effectifs et/ou les membres adhérents. Il est également possible d’opter pour une association où les mêmes personnes composent l’assemblée générale et l’organe d’administration, MAIS les statuts continueront de distinguer les attributions de l’assemblée générale de celles de l’organe d’administration, conformément à la loi.
Simplification et cohérence des formulations employées à l’article A510 concernant le montant maximal des cotisations.

Améliorations de la version 4.24.05 à la version 4.24.06 (actuelle):

Dans le cas où l’association estime qu’il est permis de s’écarter de l’ordre du jour, les contraintes de forme et de délais disparaissent pour « toute proposition signée par au moins un vingtième des membres… ». En revanche, dans les autres cas, ces contraintes temporelles varient dorénavant en fonction du mode de communication (courriel: 18 jours ; recommandé: 30 jours ; autres: 21 jours).
Lorsqu’il n’y a pas de nombre de membres effectifs ou d’administrateur·rice·s maximum prévu, cela est nommément spécifié.
Des messages dynamiques indiquent si des modifications ont été apportées dans les mentions facultatives (étape 7/8).
Ajout d’un nouvel article A774: « L’organe d’administration communique aux membres effectif·ve·s et adhérent·e·s et aux personnes mandatées par l’association une adresse électronique aux fins de communiquer avec lui. À défaut, toute communication effectuée de bonne foi à une adresse habituellement utilisée par l’association pour communiquer est réputée être intervenue valablement. »
La question Q115 (version courte / version longue du formulaire) disparaît. À la place, la possibilité de basculer vers la version longue se présente dès la première modification des réponses au formulaire (étape 1/8). Ce basculement est irréversible.

Améliorations de la version 4.24.04 à la version 4.24.05:

Cette version tient compte des changements législatifs jusqu’au 27 mars 2024.
Prise en compte de toutes les combinaisons possibles entre: membre effectifs personne morales (ou pas), membre adhérents (ou pas) personnes morales (ou pas), administrateur·rice·s personnes morales (ou pas), soit 14 cas de figure.
La mention de la possibilité de domiciliation des titulaires de mandats au siège de l’ASBL.
L’article sur la reprise d’un apport est protégé par une clause d’immuabilité.
Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres est portée à l’ordre du jour => La proposition doit parvenir (…) à la personne qui a convoqué l’assemblée générale ou, à défaut, à l’organe d’administration. La modification de l’ordre du jour est communiquée à l’assemblée générale au plus tard quinze jours avant la réunion. La proposition parvenue après l’envoi de la convocation et moins de dix-huit jours avant l’assemblée générale est reportée à la réunion qui suit. => L’envoi de l’ordre du jour modifié, au plus tard 15 jours avant l’AG, est ainsi rendu praticable. L’envoi de la convocation ne verrouille pas l’ordre du jour comme dans d’autres modèles de statuts. Il n’est pas non plus possible de contourner l’ajout d’un point à l’ordre du jour par l’envoi précipité d’une convocation.
« à l’adresse électronique de l’association » est replacé par « par courrier électronique à l’organe d’administration ».

Améliorations de la version 3.24.02 à la version 4.24.04:

Fusion des questions sur le mandat d’un·e commissaire et sur la répartition des tâches au sein de l’OA (président·e, secrétaire, trésorière) en une série de cases à cocher « mandats » (Q315).
Ajout dans cette section « mandats » (Q315) de l’organe de représentation générale, du bureau de l’assemblée générale et du · de la vérificateur·rice aux comptes.
Des messages dynamiques détaillent les conséquences de chacun vos choix concernant les mandats que l’association attribue ou pas.
Ajout de la possibilité de désigner l’administrateur délégué comme personne habilitée à représenter l’association (Q360).
Une majorité des possibilités de choix de mentions facultatives redeviennent visibles et modifiables par tous les utilisateur·rice·s. Elles sont classées en 4 sous-groupes. 36 mentions facultatives restent en « version expert » (accès réservé aux sculptrices sur mesure, ou lors d’un accompagnement).
Les dispositions qui s’appliquent à la fois aux membres effectifs et aux membres adhérents stipulent dorénavant « membres effectifs et adhérents » au lieu de simplement « membre », ceci afin de lever toute ambiguïté.
Les statuts spécifient qui signe le procès-verbal de l’assemblée générale (A690).
Le registre des membres devient le registre des membres effectifs.
La durée du mandat des personnes déléguées à la gestion journalière est spécifié (A904).
La disposition suivante est transposée dans les articles A650 et A850: « Tant que l’organe d’administration ne compte que deux membres, toute disposition qui octroie à un membre de l’organe d’administration une voix prépondérante perd de plein droit ses effets. » (9:9, CSA)

Améliorations de la version 3.24.01 à la version 3.24.02:

Les champs destinés à formuler le but (Q210) et les activités (Q220) sont agrandis pour une meilleure ergonomie d’utilisation.
Les mentions facultatives concernant les activités économiques (Q230) s’enrichissent d’une troisième formulation issue du modèle de statuts de JustAct (site officiel du SPF Justice).
Deux autres mentions prévues à la suite des activités par le modèle de statuts de JustAct (site officiel du SPF Justice) sont proposées en Q980 (Mentions facultatives aux statuts).
Les mentions « simple décision de l’assemblée générale » et « simple décision de l’organe d’administration » sont remplacées par « décision ordinaire de l’assemblée générale » et « décision ordinaire de l’organe d’administration ». Ainsi disparaît la confusion qu’il pouvait y avoir entre « décision simple » et majorité simple.
Les statuts spécifient que ce doit être la même personne physique qui représente la personne morale en tant que membre et dans les autres organes auxquels celle-ci prendrait part. À la suite, les statuts stipulent que l’on peut exiger d’une personne morale qu’elle désigne une autre personne physique pour la représenter.
Les statuts prévoient le cas où la démission d’un membre effectif aurait pour effet de descendre sous le minimum de membres requis par les statuts.
Les questions à propos des procurations en AG sont clarifiées. Le cas est prévu où une association de 2 membres, ni plus, ni moins, excluait la possibilité de donner procuration à une personne qui n’est pas membre.
L’article A625 sur la récolte et la redistribution des procurations en blanc par l’association est dorénavant présent par défaut, mais il faut que la convocation prévoie le cas pour que cela soit d’application.
L’article A889 à propos du règlement d’ordre intérieur tient compte de l’arrêt de la Cour constitutionnelle du 15 octobre 2020. En Q980 > paramétrage avancé > Q999 > A889, il est possible d’exclure du R.O.I. les dispositions touchant aux droits des membres, aux pouvoirs des organes ou à l’organisation et au mode de fonctionnement de l’assemblée générale.
Les statuts peuvent être encore mieux « élagués » grâce à 10 cases à cocher supplémentaires dans les options avancées (niveau expert).
La « transformation » de l’ASBL est élargie à tout changement de forme légale.
La version internationale de la sculptrice de statuts offre le choix de l’unité monétaire.
Le choix du pronom neutre « ielle(s) » est supprimé pour ne garder que « iel(s) ». Nous suivons dans ce sens le Robert qui a d’abord ajouté les deux possibilités dans sa version en ligne (2022) pour ne conserver que « iel(s) » dans son édition papier de 2023.

Améliorations de la version 3.23.06 à la version 3.24.01:

Une question supplémentaire à propos du règlement d’ordre intérieur (ROI), avec date d’entrée en vigueur.
La mention « Les administrateur·rice·s sortant·e·s sont rééligibles. » s’ajoute lorsque c’est le cas.
Des messages dynamiques vous guident dans le choix du nombre maximum de procurations.

Améliorations de la version 3.23.05 à la version 3.23.06:

Belle amélioration pour les deux ans de la sculptrice de statuts en ce mois de novembre 2023: le texte des articles peut à présent renvoyer vers d’autres articles des statuts (avec affichage dynamique du numéro de l’article concerné). Exemple: « Tout·e administrateur·rice peut présenter sa démission […] pour autant que le nombre d’administrateur·rice·s reste supérieur ou égal au nombre minimum requis par les présents statuts » est devenu: » […] pour autant que le nombre d’administrateur·rice·s reste supérieur ou égal au nombre minimum requis à l’article 45 des présents statuts« . => le numéro d’article « 45 » varie en fonction du numéro effectivement attribué à l’article concerné. Pour rappel, le nombre d’articles que comptent vos statuts dépend de vos réponses au formulaire et peut varier du simple au triple!
Lorsque les membres et les administratrices peuvent être des personnes morales, il est clairement stipulé que le représentant permanent désigné par la personne morale devient également son représentant en tant que membre.
Un avertissement prévient au cas où une situation de blocage pourrait survenir lors de l’élection d’une administratrice si celles-ci doivent être élues parmi les membres effectifs et qu’il y a incompatibilité entre les réponses aux Q350 et Q460 (personnes physiques et personnes morales).

Améliorations de la version 3.23.03 à la version 3.23.05:

Une ébauche de version internationale est mise en ligne. À la base, la sculptrice de statuts est conçue pour rédiger des statuts associatifs en conformité avec le droit belge. Afin de tout de même apporter un début de réponse en matière de statuts associatifs ailleurs dans le monde, nous vous proposons une option internationale. Des spécificités propres à la Belgique y sont supprimées. Néanmoins, CERTAINES DISPOSITIONS PEUVENT CONTREVENIR À LA LÉGISLATION DE VOTRE PAYS. D’AUTRES DISPOSITIONS DEVANT IMPÉRATIVEMENT FIGURER AUX STATUTS PEUVENT MANQUER. Vous veillerez à mettre les statuts sculptés en conformité avec le droit qui s’applique dans votre pays.
Q510: Si le montant introduit est « 0 » (aucune cotisation ne peut être demandée), il ne faut plus réintroduire « 0 » à chaque nouvelle visite.

Améliorations de la version 3.23.02 à la version 3.23.03:

Une première question vous laissera le choix entre un formulaire raccourci et un formulaire complet.
Le bug des faux messages d’erreur est résolu.
La possibilité de prévoir une procédure d’inscription à l’assemblée générale est mieux encadrée.
Transfert possible de réponses au formulaire d’une sculptrice de statuts à l’autre (uniquement par les admins du site).

Améliorations de la version 3.23.01 à la version 3.23.02:

Des messages dynamiques vous guident à présent dans le formulaire afin de suggérer des choix, notamment pour vous aider à déterminer un quorum et une majorité pertinentes, cela en fonction du nombre minimum et maximum de vos membres effectifs et administrateur·rice·s, et de votre choix de fonctionner en sociocratie ou pas.
Le bug de l’affichage intempestif d’avertissements dû à la confusion entre la présence d’un ou de deux caractères dans le champ Q855 « nombre maximum d’administrateur·rice·s » est résolu.

Améliorations de la version 2.22.08 à la version 3.23.01:

La grande nouveauté dans la version 3 de la sculptrice de statuts est un paramétrage avancé (optionnel) en toute fin de formulaire. D’un niveau expert, cela rend possible le rajout ou la suppression d’une cinquantaine de mentions aux statuts. (réservé aux sculptrices sur mesure, ou lors d’un accompagnement)
L’ajout de « organisation de jeunesse » et « éducation permanente » à la rubrique « agréments ».
Les statuts sont désormais compatibles avec un exercice social qui ne terminerait pas au 31 décembre. Nous recommandons cependant vivement de faire coïncider l’exercice social avec l’année civile, ce que nous prévoyons d’office pour les nouvelles ASBL.
L’adresse électronique et le site internet ne figurent plus dans le corps des statuts. Ces données étant appelées à être modifiées par la suite, il est préférable qu’elles figurent dans les autres dispositions.
Le rôle du bureau de l’assemblée générale est clarifié.
Les pronoms neutres (iel et iels ou ielle et ielles) sont partout pris en compte, même pour le · la commissaire.
La distinction entre une ou deux AG minimum par an transparaît mieux dans les statuts.
La responsabilité des administrateur·rice·s est mieux définie.
La démission des administrateur·rice·s est mieux cadrée. La question liée à cet article a disparu.
Un chapitre « comptes et budget » est ajouté et mentionne le début et la fin de l’exercice social lorsque celui-ci débute le 1er janvier et finit le 31 décembre – ce que, pour rappel, nous recommandons vivement, et prévoyons d’office pour les nouvelles ASBL (= nouvelle question Q020 + sous-question Q030).
Mention (facultative) de l’obligation de dépôts au greffe du tribunal de l’entreprise dans les 30 jours.
Renvoi à la loi (Code des sociétés et des associations, Code de droit économique…) pour tout ce qui est omis aux statuts (optionnel).

Améliorations de la version 2.22.07 à la version 2.22.08:

Cette version tient compte des changements législatifs jusqu’au 20 juillet 2022.
Les nouveaux membres effectifs sont proposés à l’AG par deux membres effectifs existants, et non plus par l’organe d’administration.
Il n’est plus possible d’opter pour un nombre de membres effectifs fixe dans le cas où les salariés acquièrent automatiquement la qualité de membres effectifs.
Possibilité de choisir une durée de mandat des administrateurs jusqu’à 7 ans.
Le bug du double envoi de clés par courriel est partiellement résolu.
On évite la mention « par écrit » en lui préférant « par courrier électronique ».
Les formalités de convocation des réunions de l’organe d’administration sont précisées.
Un administrateur est réputé démissionnaire en cas de plus de trois absences à l’OA.

Améliorations de la version 2.22.06 à la version 2.22.07:

Cette version tient compte des changements législatifs jusqu’au 28 avril 2022.
Le choix de la représentation de l’association (un·e administrateur·rice au lieu de deux).
La possibilité de dispenser de cotisation les membres adhérents ou les membres effectifs.
D’autres cas de dispenses de cotisation viennent s’ajouter là où c’est pertinent.
L’option où les administratrices auraient l’obligation d’être également des membres effectifs, et cela au moment de leur élection ou durant toute la durée de leur mandat, au choix.
L’organe d’administration est compétent pour tout ce que concerne les membres adhérents, y compris la fixation de la cotisation.

Améliorations de la version 2.22.05 à la version 2.22.06:

« membre » est dorénavant considéré comme pouvant être masculin ou féminin, comme au Québec (lien externe).
« association » vient remplacer l’abréviation « ASBL » dans la plupart des cas.

Améliorations de la version 2.22.04 à la version 2.22.05:

Une nouvelle rubrique « agréments » avec deux premiers choix: « Entreprise sociale et démocratique » et « Organisme privé agréé par la Région wallonne »
Une nouvelle question: les personnes salariées par l’association deviennent-elles automatiquement des membres effectifs?

Améliorations de la version 1.22.03 à la version 2.22.04:

Le nombre minimum de membres effectifs pourra être compris entre deux et cent (auparavant: entre deux et six).
Un nombre maximum de membres effectifs pourra dorénavant être fixé (entre deux et mille).
Le nombre minimum d’administrateur·rices·s pourra être compris entre deux et quarante-neuf (auparavant: entre deux et six).
Un nombre maximum d’administrateur·rices·s pourra dorénavant être fixé (entre deux et quarante-neuf).
Les nombres seront dorénavant introduits en chiffres et convertis en lettres dans les statuts, tant pour les nombres minimum (et éventuellement maximum) de membres effectifs et d’administrateur·rice·s que pour le montant maximum de la cotisation.
Les statuts s’adaptent au cas particuliers où le nombre de membres (et/ou d’administrateur·rice·s) serait fixe (entre 3 et 15) et au cas très particulier où l’association compterait deux membres effectifs, ni plus, ni moins.
La possibilité d’exclure, en plus du vote à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique: les décision prises à l’unanimité et sans réunion, ou « assemblée générale écrite », l’assemblée générale sous forme électronique, et la cooptation d’un·e administrateur·rice par l’organe d’administration lui-même.

Améliorations de la version 1.22.02 à la version 1.22.03:

L’adresse courriel personnelle est dorénavant demandée tout au début du formulaire.
Résolution du bug des modifications de champs textes enregistrées mais non prises en compte pour pouvoir resculpter.
Prise en compte du cas de figure où il n’y aurait que des personnes morales comme membres.
Un membre peut élire domicile au lieu où il poursuit son activité professionnelle.
Trois questions viennent s’ajouter: la première sur la participation des membres adhérents à l’assemblée générale, la deuxième concernant les procurations en blanc, et la troisième clarifie ce qu’autorise un éventuel point « divers » à l’ordre du jour.
Le statut d’invitée à une assemblée générale est clarifié.

Améliorations de la version 1.22.01 à la version 1.22.02:

Les conséquences du non respect des mentions obligatoires à faire figurer sur tout document sont énoncées
Les droits et obligations des membres adhérents ont été étoffés, il y a moins de confusion possible avec les membres effectifs.
Diverses questions concernant les cotisations sont précisées à la suite du montant maximum (le cas échéant).
Un article précise dans quels cas l’on perd automatiquement sa qualité de membre, selon qu’il y a des membres personnes physiques et/ou personnes morales.
Le membre adhérent qui n’a pris part à aucune activité de l’association durant l’année écoulée peut être réputé démissionnaire (si la cotisation maximum = 0).
En assemblée générale, la constitution d’un bureau est prévue.
La possibilité de donner procuration est balisée.
Un article à propos des invitées à l’assemblée générale est ajouté.
L’option qui ôte le droit aux membres effectifs de donner procuration est nuancée.
Les conditions pour organiser le vote à distance sont entièrement revues.
Le vote à bulletin secret est décliné en quatre options. Le choix se répercute dans les articles concernés.
L’administrateur dont le mandat est expiré reste en fonction dans l’attente d’une décision de l’assemblée générale.

Améliorations de la version 1.21.11 à la version 1.22.01:

Vous avez maintenant le choix entre le masculin générique, l’écriture inclusive, ou l’écriture inclusive avec usage des pronoms neutres « iel » et « iels » (ou « ielle » et « ielles ») qui figurent dans le Robert en ligne.
Les termes « assemblée », « association » et « organe » perdent leur majuscule.
La sculptrice de statuts calcule s’il est pertinent ou non d’afficher la condition « au moins deux de ses membres se trouvent réunis » en A650 et A850. Cela dépend du nombre de membres minimum, du nombre de procurations maximum, du quorum de présences et de la possibilité de voter à distance ou non. En assemblée générale, il y a 216 cas de figure possibles!
Les articles concernant les membres adhérents ont été étoffés, une question les concernant a été rajoutée.