JustAct

JustAct remplace e-Greffe pour l’introduction d’un dossier de constitution d’ASBL en ligne.

Pour y accéder, vous pouvez suivre ce lien: https://egrf.prod.pub.techasadav.be/app/

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Liste de ce qui est indispensable pour procéder à une publication via JustAct:

• Un ordinateur avec lecteur de cartes eID configuré (voir notre page Linux)
• Une connexion internet
• La carte d’identité + code PIN d’un administrateur ou d’une personne déléguée à la gestion journalière (itsme ne suffit pas!)
• Le numéro national des administrateurs et des personnes déléguées à la gestions journalière
• L’acte constitutif (= procès-verbal de l’assemblée générale constitutive) signé et scanné (< 2 Mo)
• Le même acte constitutif en format texte
• Une carte de débit ou de crédit pour le paiement de la publication au Moniteur (173,76 euros, tarif valable jusqu’au 28 février 2026)

L’acte constitutif (voir notre exemple) doit contenir:

• Nom, prénom et adresse des membres fondateurs
• Les statuts
• Nom, prénom et adresse des administrateurs
• Nom, prénom et adresse des personnes déléguées à la gestion journalière (le cas échéant)
• Le siège (l’adresse précise)
• La date de l’acte.

Acte signé en mode « papier »

Acte signé électroniquement

– imprimez l’acte en deux exemplaires minimum – faites signer les actes par tous les membres fondateur à la fin de l’acte (dernière page) – scannez ensuite le tout dans un PDF dont la taille sera inférieure à 2 Mo. Pour y parvenir, il faut modifier les paramètres de votre logiciel de scan: sélectionnez noir et blanc et baissez la résolution (150 dpi). Le résultat risque de ressembler à un vieux fax mais cela n’a aucune importance, ce PDF est destiné aux archives du greffe (ne sera pas publié). Idéalement, le scan se fera à l’aide d’un scanner. À défaut, utilisez un appareil photo numérique, smartphone ou autre. Ceci peut aider: https://www.ilovepdf.com/fr/numeriser-pdf Rappel: le résultat doit tenir dans un fichier PDF de moins de 2 Mo! NB: Pour compresser un PDF existant, il existe des outils en ligne, ex: ILovePDF: https://www.ilovepdf.com/fr/compresser_pdf (astuce: pour une compression encore plus élevée, commencez par utiliser la fonction Réparer PDF puis compression extrême)

– exportez l’acte à signer en PDF (ex: option imprimer > enregistrer au format PDF) – soumettez le PDF aux membres fondateur·rice·s qui devront chacun·e y apposer leur signature électroniquement (ex: grâce à cet outil en ligne: https://www.ilovepdf.com/fr/signer-pdf) – Chaque membre fondateur conserve une copie numérique. – afin d’être accepté par JustAct, le document devra être converti en un PDF non verrouillé (option imprimer > Enregistrer au format PDF).

Questions pièges posées par JustAct:

Siège statutaire?

• L’adresse du siège est indiquée dans son entièreté dans un article des statuts => réponse = oui
• L’adresse du siège figure dans les autres dispositions uniquement. Les statuts ne mentionnent que la Région dans laquelle le siège est établi => réponse = non

Administrateur statutaire?

• Les administrateur·rice·s ne figurent pas aux statuts mais uniquement dans les autres dispositions (c’est quasi toujours le cas) => réponse = non

Mois de l’assemblée générale?

• Si vous ne remplissez pas ce champ, le mois par défaut sera décembre, ce qui est tout à fait erroné dans le cadre d’un exercice social qui débute le 1/1 et termine le 31/12 (le plus fréquent). Nous vous conseillons donc de choisir « juin » qui est le dernier mois possible pour organiser l’AG annuelle. NB: Cette question est abusive dès lors que l’AG peut avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social, sans avoir à fixer quel mois (art. 3:47, § 1er, CSA).

Adresse électronique et site internet?

• Nous déconseillons de faire figurer l’adresse électronique ou le site internet de votre association dans votre acte constitutif. En effet, il est possible de les faire apparaître dans la Banque-Carrefour des Entreprises en les encodant vous-même après la création de votre ASBL, directement via le site de la Banque-Carrefour des Entreprises. Vous pourrez alors modifier ou supprimer ces données à votre guise, sans devoir procéder à une publication au Moniteur.
• Si votre acte constitutif mentionne quand même ces données, celles-ci sont statutaires lorsqu’elles figurent dans un article des statuts (ce n’est pas le cas des statuts issus de la sculptrice de statuts). Elles ne sont pas statutaires lorsqu’elles figurent dans les autres dispositions.

Valider les nominations:

• Les noms et prénoms sont peut-être avec ou sans accents, essayez différentes combinaisons si la validation bloque. Pour les noms composés, remplacez le « – » par une espace. En cas de nom ou prénom composé, essayez d’ajouter ou de supprimer la deuxième partie du nom ou du prénom. NB: seul le premier prénom est requis.

Acte constitutif signé et scanné:

• Voici notre exemple d’acte constitutif. Les statuts doivent être précédés des nom, prénom et adresse des fondateurs, et suivis des autres dispositions telles que l’adresse complète du siège, les nom, prénom et adresse des administrateurs, etc.
• Voir tableau ci-dessus: « Acte signé en mode « papier » ou « Acte signé électroniquement »

Extrait de l’acte constitutif:

• Cet « extrait » doit inclure l’ensemble du contenu de l’acte constitutif, y compris les statuts dans leur entièreté.
• JustAct rajoute de lui-même les nominations d’administrateurs et de personnes déléguées à la gestion journalière. Vous pourriez donc omettre de reproduire ces deux points dans l’extrait.
• Afin d’éviter les doubles interlignes, commencez par copier-coller le texte depuis votre traitement de texte vers un document .txt (à l’aide de l’éditeur de texte). Ensuite, copiez-collez ce texte brut dans le cadre prévu.
• Sous Edge/Windows, le copier-coller semble poser d’autres problèmes: retours à la ligne inopinés, mots coupés… Partir du bloc note ne semble pas suffisant. Après de nombreuses tentatives, seul le texte copié depuis l’éditeur de documents du cloud nubo.coop nous a donné satisfaction.

Autres problèmes fréquemment rencontrés :

• si vous vous êtes déjà identifié à l’aide d’une autre carte d’identité électronique précédemment, il se pourrait que vous deviez aller supprimer le ou les certificats manuellement dans votre navigateur.
• le courriel avec le code n’arrive pas… si vous quittez la page et que le code arrive quand même, il ne sera plus valable! Nous vous conseillons donc d’attendre au moins 1/2h que le code arrive avant de vous déconnecter et de redemander un nouveau code. Pensez à aller voir dans les pourriels.
• la validation des nominations (numéros nationaux VS nom et prénom) ne fonctionne pas, malgré l’orthographe incontestable de ceux-ci (voir étape « valider les nominations » plus haut) => quittez et réessayez plus tard.
• La production des documents et/ou la préparation de la signature électronique du dossier prend plusieurs minutes (un cercle tourne en rond pour vous faire patienter…). Nous vous conseillons d’attendre au moins 1/4h car cela finit souvent par aboutir. Et rien ne dit que cela ira plus vite en relançant le processus…

Heureusement, JustAct sauvegarde votre travail au fur et à mesure des étapes, et vous retrouverez vos données en vous authentifiant à nouveau la prochaine fois.

Beaucoup de problèmes se résolvent d’eux-mêmes en réessayant plus tard dans la journée ou le lendemain…

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Vous venez de réussir votre publication via JustAct? Bravo!

• Vous allez recevoir votre numéro d’entreprise d’ici quelques minutes par courrier électronique.
• Il est encore trop tôt pour rechercher ou modifier vos données dans la Banque-Carrefour des Entreprises ou dans UBO, attendez quelques jours que les données soient remontées.
• La facture concernant les frais de publication vous sera envoyée par courrier d’ici quelques semaines…

Il vous reste plusieurs formalités à accomplir:

• facultatif: profitez du lecteur de carte eID que vous avez à disposition pour ajoutez la possibilité de vous connecter à l’administration en ligne au moyen de votre adresse courriel: activez la clé numérique « Code de sécurité par e-mail » (NB: fonctionne pour UBO mais pas pour Myentreprise.be)
• créez votre signature de courriels contenant les données qui doivent également figurer sur tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant de l’association.
  Exemple:
  Anticonstitutionnellement ASBL
  rue Martin 5 · 4120 Hoûte-Si-Plou
  info@anticons.be · www.anticons.be
  RPM Tribunal de l’entreprise de Liège division Liège (cliquez ici afin déterminer le tribunal de l’entreprise compétent)
  BCE 0123.456.789 · IBAN BE98 7654 3210 9876 (tant que ne disposez pas de compte bancaire, vous pouvez omettre cette dernier mention).
• démarrez une comptabilité simplifiée (selon la taille de votre ASBL)
• constituez un registre des membres (cfr vos statuts) dans un cahier, ou, si votre organe d’administration le décide, sous forme électronique.
• endéans les 30 jours, complétez le registre UBO (il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)
• endéans les 3 mois (en cas de reprise d’engagements contractés durant la phase de création de l’ASBL): organisez une première réunion de l’organe d’administration (voir notre exemple de procès-verbal)
• ouvrez un compte bancaire. NB: certaines banques demandent un extrait de registre UBO ainsi qu’un code NACE-BEL.
• souscrivez une assurance volontariat (obligatoire si votre ASBL occupe des bénévoles)
• facultatif: ajoutez votre site internet dans la Banque-Carrefour des Entreprises, ainsi que votre adresse électronique si quelques pourriels ne vous font pas peur (il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)
• facultatif: activez votre « e-Box entreprise » afin d’être en capacité de réceptionner des messages électroniques des autorités (il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)
• facultatif: votre ASBL peut donner mandat à une autre entreprise (mais pas à une personne physique) pour BizTax et d’autres applications de MyMinFin (il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)

Dès la fin de l’année, veillez à accomplir vos obligations annuelles en tant qu’ASBL:

• clôture de vos comptes au 31/12 et élaboration de votre budget pour l’année qui suit
• confirmation du registre UBO (au plus tard 365 jours après la dernière confirmation)
• convocation de l’assemblée générale annuelle (dans les 6 premiers mois de l’année) qui approuve les comptes et le budget et accorde décharge aux administrateur·rice·s
• dépôt des comptes au greffe (endéans les 30 jours après l’assemblée générale annuelle)
• déclaration d’impôt via BizTax (septembre)
• renouvellement de votre assurance-volontariat pour l’année qui suit (dès novembre)