JustAct

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in Publication aux annexes du Moniteur belge

JustAct remplace e-Greffe pour l’introduction d’un dossier de constitution d’ASBL en ligne.

Pour y accéder, vous pouvez suivre ce lien: https://egrf.prod.pub.techasadav.be/app/

NB: e-Greffe semble encore disponible pour un temps limité: https://www.e-greffe.be/evzw/fr_BE/homepage

Liste de tout ce qui est nécessaire pour procéder à une publication via JustAct:

  • Un ordinateur avec lecteur de cartes eID configuré (voir Prérequis en logiciels libres ci-dessous)
  • La carte d’identité + code PIN d’un administrateur ou d’une personne déléguée à la gestion journalière (itsme ne suffit pas!)
  • Le numéro national des administrateurs et des personnes déléguées à la gestions journalière
  • L’acte constitutif (= procès-verbal de l’assemblée générale constitutive) signé et scanné (< 2 Mo)
  • L’acte constitutif en format texte
  • Une carte de débit ou de crédit pour le paiement (168,31 euros, tarif valable jusqu’au 28 février 2025)

L’acte constitutif (voir notre exemple) doit contenir:

  • Nom, prénom et adresse des membres fondateurs
  • Les statuts
  • Nom, prénom et adresse des administrateurs
  • Nom, prénom et adresse des personnes déléguées à la gestion journalière (le cas échéant)
  • Le siège (l’adresse précise, sauf si celle-ci figure déjà aux statuts)
  • La date de l’acte.

Questions pièges posées par JustAct:

Siège statutaire?

  • L’adresse du siège est indiquée dans son entièreté dans un article des statuts => réponse = oui
  • L’adresse du siège figure dans les autres dispositions uniquement. Les statuts ne mentionnent que la Région dans laquelle le siège est établi => réponse = non

Administrateur statutaire?

  • Les administrateur·rice·s ne figurent pas aux statuts mais uniquement dans les autres dispositions (c’est quasi toujours le cas) => réponse = non

Mois de l’assemblée générale?

  • Si vous ne remplissez pas ce champ, le mois par défaut sera décembre, ce qui est tout à fait erroné dans le cadre d’un exercice social qui débute le 1/1 et termine le 31/12 (le plus fréquent). Nous vous conseillons donc de choisir « juin » qui est le dernier mois possible pour organiser l’AG annuelle. NB: Cette question est abusive dès lors que l’AG peut avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social, sans avoir à fixer quel mois (art. 3:47, § 1er, CSA).

Adresse électronique et site internet?

  • Nous déconseillons de faire figurer l’adresse électronique ou le site internet de votre association dans votre acte constitutif. En effet, il est possible de les faire apparaître dans la Banque-Carrefour des Entreprises en les encodant vous-même après la création de votre ASBL, directement via le site de la Banque-Carrefour des Entreprises. Vous pourrez alors modifier ou supprimer ces données à votre guise, sans devoir procéder à une publication au Moniteur.
  • Si votre acte constitutif mentionne quand même ces données, celles-ci sont statutaires lorsqu’elles figurent dans un article des statuts (ce n’est pas le cas des statuts issus de la sculptrice de statuts). Elles ne sont pas statutaires lorsqu’elles figurent dans les autres dispositions.

Valider les nominations:

  • Les noms et prénoms sont peut-être avec ou sans accents, essayez différentes combinaisons si la validation bloque. Pour les noms composés, remplacez le « – » par une espace. En cas de nom ou prénom composé, essayez d’ajouter ou de supprimer la deuxième partie du nom ou du prénom. NB: seul le premier prénom est requis.

Acte constitutif signé et scanné:

  • Voici notre exemple d’acte constitutif.
  • L’ensemble des membres fondateurs doivent signer en bas de l’acte constitutif qui inclut les statuts. Ils peuvent aussi parapher chaque page qui précède.
  • Toutes les pages de l’acte doivent être scannées et enregistrées dans un PDF dont la taille sera inférieure à 2 Mo. Pour y parvenir, il faut modifier les paramètres de votre logiciel de scan: sélectionnez noir et blanc et baissez la résolution (150 dpi). Le résultat risque de ressembler à un vieux fax mais cela n’a aucune importance, ce PDF est destiné aux archives du greffe (ne sera pas publié).
  • Pour compresser un PDF existant, il existe cet outil très pratique: https://www.ilovepdf.com/fr/compresser_pdf (astuce: pour une compression encore plus élevée, commencez par utiliser la fonction Réparer PDF puis compression extrême)

Extrait de l’acte constitutif:

  • Cet « extrait » doit inclure l’ensemble du contenu de l’acte constitutif, y compris les statuts.
  • JustAct rajoute de lui-même les nominations d’administrateurs et de personnes déléguées à la gestion journalière. Vous pourriez donc omettre de reproduire ces deux points dans l’extrait.
  • Afin d’éviter les doubles interlignes, commencez par copier-coller le texte depuis votre traitement de texte vers un document .txt (à l’aide de l’éditeur de texte). Ensuite, copier-coller ce texte brut dans le cadre prévu.

Problèmes fréquemment rencontrés :

  • si vous vous êtes déjà identifié à l’aide d’une autre carte d’identité électronique précédemment, il se pourrait que vous deviez aller supprimer le ou les certificats manuellement dans votre navigateur.
  • le courriel avec le code n’arrive pas… si vous quittez la page et que le code arrive quand même, il ne sera plus valable! Nous vous conseillons donc d’attendre au moins 1/2h que le code arrive avant de vous déconnecter et de redemander un nouveau code. Pensez à aller voir dans les pourriels.
  • la validation des nominations (numéros nationaux VS nom et prénom) ne fonctionne pas, malgré l’orthographe incontestable de ceux-ci (voir étape « valider les nominations » plus haut) => quittez et réessayez plus tard.
  • La production des documents et/ou la préparation de la signature électronique du dossier prend plusieurs minutes (un cercle tourne en rond pour vous faire patienter…). Nous vous conseillons d’attendre au moins 1/4h car cela finit souvent par aboutir. Et rien ne dit que cela ira plus vite en relançant le processus…

Heureusement, JustAct sauvegarde votre travail au fur et à mesure des étapes, et vous retrouverez vos données en vous authentifiant à nouveau la prochaine fois.

Beaucoup de problèmes se résolvent d’eux-mêmes en réessayant plus tard dans la journée ou le lendemain…

Vous venez de réussir votre publication via JustAct? Bravo!

Il vous reste plusieurs formalités à accomplir:

  • créez votre signature de courriels contenant les données qui doivent également figurer sur tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant de l’association.
    Exemple:
    Anticonstitutionnellement ASBL
    rue Martin 5 · 4120 Hoûte-Si-Plou
    info@anticons.be · www.anticons.be
    RPM Tribunal de l’entreprise de Liège division Liège
    BCE 0123.456.789 · IBAN BE98 7654 3210 9876
  • démarrez une comptabilité simplifiée (selon la taille de votre ASBL)
  • constituez un registre des membres (cfr vos statuts) dans un cahier, ou, si votre organe d’administration le décide, sous forme électronique.
  • endéans les 30 jours, complétez le registre UBO (il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)
  • endéans les 3 mois (en cas de reprise d’engagements contractés durant la phase de création de l’ASBL): organisez une première réunion de l’organe d’administration (voir notre exemple de procès-verbal)
  • ouvrez un compte bancaire. NB: certaines banques demandent un extrait de registre UBO ainsi qu’un code NACE-BEL.
  • souscrivez une assurance volontariat (obligatoire si votre ASBL occupe des bénévoles)
  • ajoutez votre site internet dans la Banque-Carrefour des Entreprises, ainsi que votre adresse électronique si quelques pourriels ne vous font pas peur (il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)
  • activer votre « e-Box entreprise » afin d’être en capacité de réceptionner des messages électroniques des autorités (optionnel — il faut laisser passer quelques jours ouvrables après le dépôt électronique via JustAct)

Dès la fin de l’année, veillez à accomplir vos obligations annuelles en tant qu’ASBL:

  • renouvellement de votre assurance-volontariat pour l’année qui suit (novembre)
  • clôture de vos comptes au 31/12 et élaboration de votre budget pour l’année qui suit
  • confirmation du registre UBO (janvier)
  • convocation de l’assemblée générale annuelle (dans les 6 premiers mois de l’année) qui approuve les comptes et le budget et accorde décharge aux administrateur·rice·s
  • dépôt des comptes au greffe (endéans les 30 jours après l’assemblée générale annuelle)
  • déclaration d’impôt via BizTax (septembre)

Prérequis en logiciels libres pour un dépôt via JustAct:

  • Ubuntu 20.04 LTS (Ubuntu Pro activé, ou pas)
  • NB: Ubuntu 22.04 LTS et Ubuntu 24.04 LTS posent problème pour faire fonctionner le lecteur de carte eID: https://eid.belgium.be/fr/faq/pourquoi-lutilisation-de-leid-est-elle-impossible-avec-des-logiciels-de-snap-etou-flatpak#7636 (si vous êtes déjà passé à une version ultérieure à Ubuntu 20.04, ce problème pourrait être contourné en désinstallant Firefox lié à snap et en le réinstallant à l’aide d’un fichier .deb — sauf que de notre expérience, le lecteur eID n’est tout simplement pas reconnu par les versions 22.04 LTS ou 24.04 LTS d’Ubuntu)
  • Firefox
  • Un lecteur de cartes eID.

Configurez votre lecteur de carte eID:

  • lancez Ubuntu Software (la valise orange dans la barre d’icônes, ou alors, tout en haut à gauche de votre écran: clic sur « Activités » et tapez les premières lettres de « Ubuntu Software » puis ↵).
  • En haut à gauche de la fenêtre qui vient de s’ouvrir, clic sur la loupe et tapez « synaptic ». Clic sur « Gestionnaire de paquets Synaptic » puis sur « Installer ».
  • Allez sur https://eid.belgium.be/fr/installation-du-logiciel-eid-sous-linux et téléchargez « eid-archive.deb« .
  • Ouvrir le ficher « eid-archive.deb » avec « Installation de l’application » et l’installer.
  • Dans le Gestionnaire de paquets Synaptic*, cliquez sur « Actualiser ». Cherchez « eid-mw » => clic-droit de la souris dessus: « Sélectionner pour installation », puis clic sur Appliquer et confirmez.
  • Idem (deux dernières étapes) avec « beidconnect-archive.deb » qui se télécharge avant la signature électronique du dépôt via JustAct (ajouter à Firefox + confirmer + télécharger) => Dans le Gestionnaire de paquets Synaptic*, cliquez sur « Actualiser ». Cherchez « beidconnect »
  • Dans Firefox, ajoutez cette extension: https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/belgium-eid/
  • Branchez le lecteur, en principe ça fonctionne, faites un test ici: https://iamapps.belgium.be/tma/?lang=fr

* pour démarrer le Gestionnaire de paquets Synaptic: tout en haut à gauche de votre écran: clic sur « Activités » et tapez « synaptic » puis ↵

Si ça ne fonctionne pas:

  • enlevez la carte d’identité du lecteur eID et insérez-la à nouveau
  • débranchez et rebranchez le lecteur eID
  • redémarrez Firefox
  • redémarrez votre ordinateur

Bonus: quelques lignes de commandes Linux dans le terminal:

  • initier le mot de passe root: sudo passwd root
  • s’arroger les droits de superutilisateur: su
  • ouvrir le gestionnaire de fichiers graphique en mode superutilisateur: sudo nautilus
  • Ajout de codecs audio et vidéo: sudo apt-get install ubuntu-restricted-extras (TAB + ↵ pour « Ok »)
  • Pour mettre à jour snap-store:
    • kill (4 chiffres de l'id du processus qui bloque, cfr. message d'erreur dans Ubuntu Software)
    • sudo snap refresh
  • CTRL + R: permet de rechercher par mots-clés parmi les commandes introduites précédemment
  • CTRL + MAJ + V: fonction « coller » dans le terminal

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