Actualité: l’exclusion bancaire menace les ASBL:
Dépôts « papier » au greffe des personnes morales:
- État de lieux:
Les délais de traitement des dossiers de modification auprès des greffes se sont nettement améliorés en ce début 2024. Début 2022, le Greffe du Registre des personnes morales de Bruxelles accusait un délai de trois mois et demi pour publier les modifications (statuts, changements d’administratrices, etc.) au Moniteur belge. Un allongement des délais était également à déplorer de façon plus ou moins marquée selon les greffes en Wallonie.
Ces délais sont illégaux et donnent en principe droit à une compensation: La publication a lieu dans les Annexes du Moniteur belge dans les dix jours du dépôt, à peine de dommages-intérêts contre les fonctionnaires auxquels l’omission ou le retard serait imputable. (art. 2:13, CSA) Mais comment faire valoir ses droits dès lors que le cachet de dépôt indique la date où le dossier est enfin pris en charge, et non pas la date de réception du dossier?
Des retards de publications au Moniteur engendrent des problèmes en cascade pour les ASBL: accès bloqué au compte bancaire, refus de reconnaissance, subsides ou appels d’offre qui peuvent échapper faute d’être en ordre…
Alors que le dépôt électronique de l’acte constitutif d’une personne morale nécessite la production d’un seul document (ledit acte scanné), la modification qui demeure à ce jour exclusivement sous forme « papier » requiert la copie de documents divers et variés (selon le greffe): copies de cartes d’identité, PV d’AG et de réunion de l’OA, « statuts coordonnés » (même si l’entièreté des statuts figure déjà au volet B), attestation d’identité, etc.
Qu’est-ce qui justifie cette différence entre la constitution et la modification?
Les documents demandés varient d’un greffe à l’autre, même d’une division à l’autre au sein d’un même tribunal de l’entreprise! En vérité, les exigences varient même d’un fonctionnaire à l’autre, ce qui s’appelle l’arbitraire, et engendre de nombreux tracas, déplacements… pour une signature manquante ou une formulation (parfois prétendument) erronée.
- Les ASBL demandent:
– des délais de publication ramenés à quelques jours pour tout dépôt « papier » (situation d’avant 2020), y compris pour les documents envoyés par la poste.
– une procédure de dépôt électronique pour les modifications également (et pas uniquement la constitution)
– la gratuité d’un dépôt par an (tout comme c’est le cas pour les comptes)
– des exigences identiques pour tous les greffes de Belgique.
Dépôt électronique de l’acte constitutif d’une personne morale (application JustAct):
- État de lieux:
L’application JustAct a remplacé e-Greffe. Nous ne remarquons pas d’amélioration notoire si ce n’est l’abandon de l’ancestral « Java » au profit d’une extension dénommée « BeIDConnect ». Son installation peut causer quelques soucis, et manque de convivialité en logiciels libres (par exemple Firefox sous Ubuntu/Linux). Nous ne comprenons toujours pas qu’il faille deux technologies différentes pour reconnaître l’eID: l’une pour s’authentifier (CSAM), et l’autre pour signer les documents (BeIDConnect).
De façon surprenante, JustAct propose une sculptrice de statuts, un peu comme la nôtre, mais seules quelques questions sont posées (alors que notre formulaire en prévoit une cinquantaine), et le résultat est sans surprise médiocre. Des erreurs juridiques sont présentes, il manque même certaines mentions obligatoires aux statuts. Nous sommes perplexes quant à cette initiative: est-ce bien le rôle du SPF Justice de mettre un tel outil à disposition du public? Celui-ci se devrait alors d’être exemplaire, collant au plus près à la loi. C’est loin d’être le cas pour le moment, de nombreuses libertés sont prises sur des dispositions supplétives du Code des sociétés et des associations.
JustAct rajoute automatiquement dans l’acte la qualité et l’identité (adresse au fichier national incluse) des administrateurs et personnes déléguées à la gestion journalière. Il ne faudrait donc plus copier-coller ces autres dispositions dans l’extrait de l’acte.
Malgré le tarif qui reste élevé (environ 170 euros, payables en fin de procédure par Bancontact, Visa ou Mastercard), ne vous attendez pas à ce qu’un regard bienveillant viennent superviser votre publication. L’une de nos ASBL membre a par erreur fait publier comme « extrait de l’acte constitutif » un extrait (au sens commun) de quatre lignes qui n’étaient même pas des articles de ses statuts, et c’est passé comme une lettre à la poste!
Dans l’évidente impossibilité de faire valoir l’existence de son ASBL sans statuts publiés, notre infortunée ASBL a dû payer une nouvelle publication. Dans le cas d’une publication « papier », un·e fonctionnaire leur aurait fait remarquer leur erreur, laquelle aurait pu être corrigée sans frais supplémentaires.
- Les ASBL demandent:
– une procédure de dépôt électronique pour les modifications également (et pas uniquement la constitution) dont un dépôt de modifications par an serait gratuit.
– l’abandon de l’extension BeIDConnect pour la signature du dépôt, laquelle n’apporte selon nous aucune sécurité supplémentaire (la même carte eID et le même code PIN sont demandés, comme pour l’identification).
– la vérification dans les 3 jours ouvrables de la publication par un·e fonctionnaire, avec la possibilité de corriger la publication avant publication au Moniteur. Quelques éléments clés du contenu des statuts devraient être passés en revue, tels les mentions obligatoires (a minima celles sans lesquelles la nullité de l’ASBL peut être prononcée), et les mentions manquantes qui mettraient l’ASBL très rapidement en difficulté (ex: début et fin de l’exercice social, comment l’ASBL est valablement représentée…)
Registre des bénéficiaires effectifs (UBO):
- État de lieux:
N’y allons pas par quatre chemins: UBO a toutes les caractéristiques de Big Brother: le prétexte du terrorisme, un fichier massif, et une dénomination anglophone qui dit le contraire de ce qu’elle vise — depuis quand les « bénéficiaires ultimes » d’une ASBL seraient les personnes qui la pilotent??
- Que dit la loi?
Le Registre des bénéficiaires effectifs est une mise en application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
Art. 1:35, CSA : « Les [ASBL] sont tenues de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs. Les informations concernent au moins le nom, la date de naissance, la nationalité et l’adresse du bénéficiaire effectif.
L’organe d’administration transmet, dans le mois et par voie électronique, les données visées à l’alinéa précédent au Registre des bénéficiaires effectifs (UBO), (…) »
- Encodage des membres effectifs ou pas?
Pourquoi les associations n’ont-elles pas clairement exemption d’identification de leurs membres effectifs dans UBO, alors que les sociétés, elles, sont dispensées d’identifier leurs associés si leur poids est inférieur à 25 % dans le capital de la société?
Mise à jour février 2024: la doctrine et la coutume semblent heureusement unanimes: personne n’encode les membres effectifs! Il nous paraîtrait à la fois inefficace, disproportionné et inquiétant de commencer à procéder au fichage des membres effectifs que totalisent les +-150.000 ASBL que compte la Belgique…
- Mise à jour février 2024: les amendes (500 euros) commencent à tomber pour les ASBL qui n’ont pas complété le registre UBO.
- Les ASBL demandent:
– Les données étant strictement identiques pour l’immense majorité des ASBL entre la Banque-Carrefour des Entreprises et UBO, nous demandons d’être dispensés d’encodage et de confirmation annuelle de ce fichier. Les données seraient automatiquement copiées-collées de la BCE vers UBO. Seule le rajout de données atypiques (bénéficiaires effectifs qui ne sont ni administratrices, ni déléguées à gestion journalière) imposerait une connexion à la plateforme UBO.
SPF Finances
Environ 4 mois après leur création, certaines ASBL soupçonnées de mener des activités économiques reçoivent un courrier du SPF Finances les enjoignant de se mettre en ordre dans les 15 jours vis-à-vis de la TVA. Statuts Collectifs ASBL a reçu ce courrier avec 10 jours de retard par rapport à la date d’envoi officielle. Cela nous laissait donc 5 jours pour réagir (!) Pourquoi ce courrier n’a-t-il pas été envoyé endéans les quelques jours suivant la publication de nos statuts au Moniteur, avec copie par courriel, et en nous laissant au moins un mois de délai pour défendre notre identification d’un régime (d’exemption) de TVA?
En laissant passer 4 mois entre la création d’une ASBL et l’envoi de ce courrier, l’administration fait courir le risque aux nouvelles associations de débuter une activité soumise à la TVA avant de s’y être assujettie, et donc d’écoper d’une amende!
En exigeant un délai de réponse de 15 jours (en réalité 5 jours dans notre cas vu que le courrier était antidaté), l’administration considère que les ASBL doivent être sur le pied de guerre, 365 jours par an, pour répondre à ses demandes qui peuvent arriver n’importe quand. C’est inadmissible dès lors que les citoyens doivent disposer d’un délai de 30 jours au moins pour réagir à toute demande émanant de l’administration. Selon nous et d’autres, une ASBL relève avant toute chose de l’exercice de la citoyenneté, malgré le Code qui assimile les sociétés et les associations.
En ce qui concerne BizTax, pourquoi les ASBL ne reçoivent-elles pas une invitation annuelle à remplir leur déclaration d’impôts? — laquelle est pour la majorité d’entre-elles une formalité absurde vu le montant nul à déclarer, mais avec amende à la clé pouvant s’élever à 2500 euros…
- Les ASBL demandent à l’administration:
– de faire connaître aux nouvelles associations leurs droits et obligations immédiatement à leur création, notamment en matière d’identification de régime (d’exemption) de TVA.
– d’accorder le même délai de réaction à ses demandes qu’aux citoyens, à savoir minimum 30 jours.
– d’inviter à l’avance les associations par courrier (ou courriel, lorsque l’adresse officielle est publiée ou que l’e-Box entreprise a été activée) à remplir leurs obligations (dépôt des comptes annuels, déclaration d’impôts, confirmation annuelle du registre UBO) au lieu de les menacer d’amendes par un rappel après expiration du délai légal.
– de supprimer les démarches pour lesquelles la grande majorité des ASBL ne sont pas concernées: déclaration d’impôts et ajout au registre UBO de personnes autres que les dirigeants.
Déclaration de patrimoine
En février 2023, nous avons eu vent d’une infortunée ASBL qui a été sommée d’effectuer rétroactivement cinq déclarations de patrimoine pour les cinq dernières années. Il s’agit à chaque fois d’un formulaire de 8 pages. Son tort: posséder un compte d’épargne! La taxe finale n’était pas bien élevée (87 euros), quel sens y a-t-il à aller ainsi racler des fonds de tiroirs auprès des associations?
- Les ASBL demandent:
Le rehaussement du seuil de dispense, de 25.000 euros à 100.000 euros, ce qui reviendrait à faire « cadeau » de maximum 170 euros par an aux ASBL se situant sous le seuil proposé.
Mise à jour février 2024: un rehaussement a bien eu lieu! mais celui-ci est fixé à 50.000 euros. Notons que l’ensemble du patrimoine de l’ASBL est pris en compte, et que la possession d’un compte d’épargne n’était un indice pour interpeller l’ASBL de l’exemple ci-dessus.
RGPD
Prises en tenaille dans une législation qui les dépasse, les ASBL sont à la fois mal protégées par le RGPD (ex: pas d’interdiction de démarchage des ASBL par mailing, courriels de la part d’entreprises commerciales) mais obligées de s’y conformer en ce qui concerne la protection des données.
Bientôt ici plus d’infos à ce sujet.
STATBEL
Une ASBL membre de Statuts Collectifs a été sommée de compléter un formulaire comptable afin de nourrir la banque de données européenne de statistiques. Cela vous est arrivé également? Faites-nous en part!
Pour approfondir le sujet:
https://www.revuepolitique.be/les-associations-un-modele-davenir/
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